L’AQPM a jugé important de relayer une fois encore le message émis par Madame Johanne Mennie, directrice du BCPAC, le 12 décembre, à l’attention des producteurs indépendants. Nous demeurons disponibles pour échanger avec vous en cas de besoin.

OBJET : Mise à jour sur le délai de traitement des demandes dans le cadre des programmes de crédit d’impôt

Situation actuelle
Le Bureau de certification des produits audiovisuelles canadiens (BCPAC) continue de recevoir un nombre important de demandes dans le cadre des programmes du Crédit d’impôt pour production cinématographique ou magnétoscopique canadienne (CIPC) et du Crédit d’impôt pour services de production cinématographique ou magnétoscopique (CISP), par rapport aux deux dernières années. Entre mars et octobre 2016, cette augmentation dans le nombre de demandes était d’à peu près 20 % par rapport à la même période l’année passée. Cette situation continue à causer des retards dans le traitement des demandes CIPC.

L’importance de soumettre des demandes complètes et de répondre aux demandes du BCPAC pour des informations additionnelles
Le BCPAC souhaite rappeler aux requérants que les retards dans le délai de traitement d’une demande peut provenir également du fait qu’une demande est incomplète ou n’inclut pas toutes les pièces justificatives. Au cours des dernières années, environ 85 % des demandes CIPC n’incluent pas les documents nécessaires permettant aux agents de crédit d’impôt de finaliser l’examen d’une demande. Dans bien des cas, un temps considérable est consacré à différentes communications entre le BCPAC et le client avant de recevoir de ce dernier les informations nécessaires. Normalement ces informations demandées par les agents de crédit d’impôt auraient dû être soumises lors de la présentation de la demande à l’origine (par exemple, des formulaires de renonciation T2029 de l’ARC complétées correctement, les numéros personnels BCPAC pour le personnel clé de création dont le nom n’est pas mentionné dans la demande qui figurait au générique, ou les affidavits pour mentions de courtoisie pour du personnel lié au poste de producteur qui n’ont pas été incluses dans la demande).

Une liste des renseignements qui font partie d’une demande CIPC se trouvent au site Web du BCPAC.

Lorsqu’une demande est en cours d’examen, il est tout aussi important que les demandeurs répondent, en temps opportun, à toutes questions des agents de crédit d’impôt, car le BCPAC ne pourra pas finaliser l’examen de la demande autrement.

Mesures prises afin de traiter l’accumulation de dossiers

(a) Embauche et formation de nouveaux employés au BCPAC

Le BCPAC a embauché des agents de crédit d’impôt supplémentaires et a développé un programme de formation afin de réduire le délai de traitement des demandes.

Le BCPAC continuera d’embaucher du personnel supplémentaire si cela s’avère nécessaire afin de rencontrer les normes de services publiées dans nos lignes directrices (i.e. rendre une décision dans les 90 jours suivant la réception d’une demande complète, ou dans les 120 jours dans le cas où le dossier nécessite une révision supplémentaire pour en assurer la conformité).

(b) Amélioration du système de demande en ligne

Plusieurs améliorations ont été apportées au système en ligne du BCPAC afin d’aider les clients à soumettre des demandes complètes, en plus de faciliter leur communication avec le personnel du BCPAC dans le cadre de leurs dossiers. Des améliorations au système en ligne ont eu lieu au printemps dernier et une nouvelle version sera lancée le 3 décembre 2016. Voici les nouvelles fonctionnalités qui seront mises en œuvre avec cette nouvelle version :

– Des messages plus clairs concernant les champs du formulaire ou les documents à joindre s’affichant dans chacune des sections;

– Nouvelle phase de révision permettant de détecter l’information manquante;

– Nouvelle fonctionnalité « copier de » permettant d’importer facilement certaines sections provenant d’une demande antérieure;

– Nouvelles instructions et vidéos explicatives;

– Nouveau message confirmant qu’une page a été sauvegardée avec succès;

– Nouvelle fonctionnalité permettant de copier et de coller rapidement une liste des épisodes provenant d’un document existant (Word, Excel);

– Envoi de nouveaux messages quant aux échéances législatives.

De plus, il est maintenant obligatoire, à la fois pour le BCPAC et ses clients, d’utiliser le système de messagerie en ligne pour toutes formes de communication se rapportant aux dossiers soumis (incluant des messages importants du BCPAC relativement à la décision finale dans le cadre d’une demande). Cette pratique s’avérera utile pour les clients qui voudront se tenir au courant du statut de leurs demandes, pour assurer que toutes communications soient faites dans l’environnement sécuritaire et pour permettre une gestion rapide du processus de révision.

Information portant sur le statut actuel d’une demande
Bien que le BCPAC reconnait l’importance d’émettre les certificats CIPC ans un délai raisonnable, il est généralement difficile de fournir une mise à jour spécifique concernant le temps restant pour le traitement d’une demande. Plusieurs facteurs influencent les échéanciers, notamment la complexité de la demande ainsi que l’augmentation courante du nombre de demandes.

Les clients pourront dorénavant consulter leurs comptes dans le système en ligne pour vérifier le statut de leurs demandes. Trois des phases les plus importantes apparaissent ci-dessous; les clients devraient vérifier leurs comptes régulièrement pour tout message concernant l’avancement de leurs dossiers.

En file d’attente : Lorsque le BCPAC a effectué l’analyse préliminaire d’une demande afin de déterminer si la demande est complète, le statut de la demande sera indiqué comme étant « En file d’attente » dans le système.

En révision : Lorsque la demande a été assignée à un agent de crédit d’impôt du BCPAC, le statut changera à « En révision »

Approuvé/Refusé/Révoqué : Le statut de la demande sera par la suite modifié (pour « approuvé », « refusé » ou « révoqué ») lorsque la décision définitive aura été prise dans le cadre d’une demande.

Notre engagement continu envers nos clients
Comme toujours, nous faisons tout notre possible pour offrir un service efficace et de haute qualité aux clients, en trouvant un juste équilibre entre la nécessité d’émettre les certificats dans un délai raisonnable et la nécessité d’attester que chaque production répond aux exigences du programme au moment où un certificat CIPC est émis.

Avec qui communiquer pour plus de renseignements
Les producteurs ayant des questions concernant leurs demandes peuvent communiquer avec l’agent de crédit d’impôt responsable de leurs dossiers, ou nous joindre par téléphone au numéro sans frais 1-888-433-2200.

Johanne Mennie
Directrice
Bureau de certification des produits audiovisuels canadiens (BCPAC)